Organizar um evento de sucesso é sempre um desafio, já que envolve diferentes variáveis. Mas, seguindo as etapas certas e o comprometimento, tudo dará certo. Veja como começar essa jornada!
O planejamento de eventos é parte fundamental para que o organizador tenha sucesso em todas as etapas. Por meio dele é possível reduzir possíveis problemas e otimizar todos os processos.
Definir local, data, tema ou ambiente é um desafio, afinal, são muitas as variáveis envolvidas durante todo o processo. Sem a devida organização e comprometimento, inclusive da equipe e fornecedores, o evento pode ser um fracasso.
Então, como organizar um evento de sucesso? Acompanhe as dicas!
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Atente-se às etapas do planejamento
O aspecto mais relevante quando se busca realizar um evento de sucesso é o planejamento. Conceber ideias, organizá-las e colocá-las em prática deve ser um processo estruturado e ordenado.
Desta maneira, aumenta-se a eficiência e produtividade das ações, evita-se retrabalho, inconvenientes e gastos inesperados. Não importa se é um almoço para um pequeno grupo de pessoas ou uma grande festa de casamento. Colocar tudo no papel é sempre uma boa ideia.
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Seja um gestor de eventos
O papel de um gestor de eventos é muito importante para garantir o sucesso do evento e você, como organizador, precisa assumi-lo. Portanto, estruture fornecedores, contatos, ações e atividades definindo responsáveis e cronogramas.
Uma boa dica é pedir orçamentos em, ao menos, três lugares diferentes. Compare-os colocando itens e valores apresentados por cada um em uma tabela e avalie o que melhor se adéqua a sua proposta e perfil.
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Escolha a data e local do evento de forma estratégica
Para garantir um evento de sucesso, siga alguns critérios que serão decisivos na escolha da melhor data e local. Tenha em mente que o dia do evento vai além da participação dos convidados, já que envolve também os fornecedores, clima, entre outros aspectos.
Atente-se às datas de outros eventos ou datas comemorativas para não precisar disputar convidados. Além disso, o local precisa acolher bem as pessoas que vão frequentar, sendo necessário ter algumas conveniências como facilidade de acesso e estacionamento, por exemplo.
Outra questão importante é deixar datas e características dos produtos ou serviços acordados em detalhes com os fornecedores, se possível, por escrito. Isso reduz consideravelmente a chance de um mal-entendido ou de problemas para resolver em cima da hora.
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Tenha visão geral do todo
Diferente do que muitos pensam, um evento de sucesso não está tão ligado aos recursos financeiros que ele dispõe. O que faz dele algo positivo e de valor é proporcionar um ambiente em que os convidados se sintam acolhidos, bem-vindos e em que absorvam vivências especiais e marcantes.
Por isso, o cuidado com o planejamento é tão importante – ambiente, decoração, alimentos, bebidas, música e entretenimento definidos e delineados com atenção, zelo e antecedência levam os convidados a uma imersão dos sentidos em uma experiência única. E ela começa com o convite.
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Aposte em um convite original
O convite de um evento é a primeira impressão, o primeiro contato do convidado com a experiência que ele está prestes a vivenciar. É neste fato que reside sua importância, ele é a porta de entrada, já se trata do início do evento em si.
Através dele, os convidados começam a sentir o ambiente e formular ideias sobre as características da festa. E isso pode tanto instigá-los e animá-los quanto deixá-los sem vontade de seguir vivendo a experiência para a qual foram convidados.
Neste contexto, assim como os outros componentes da festa, o convite também deve contar com planejamento, tempo de execução adequado, dedicação e criatividade. Ele deve seguir o mesmo padrão, linha e afinco do evento em si.
Mensagens de texto e os tradicionais convites impressos são opções bastante difundidas. Mas hoje, a tecnologia permite muito mais, como criar um convite animado e personalizado.
A originalidade e personalização certamente ocupam posições importantes no ranking de aspectos que cativam quem recebe um convite. Além disso, evitar a impessoalidade e demonstrar a importância da presença de cada um de seus convidados são aspectos a se considerar.
Uma escolha atrativa é o convite virtual, que oferece vantagens, como:
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Originalidade e customização
Ferramentas online, como o Invitation Maker do InVideo, permitem criar convites únicos com elementos próprios ou de um banco de mídia bastante variado. Assim, é possível incluir áudios, fotos, vídeos, montagens, entre outros, tornando seu arquivo totalmente customizado.
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Variedade de temas
É possível, tanto criar algo sofisticado e formal, quanto um convite divertido e engraçado, definindo o tom e criando entusiasmo para a festa.
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Facilidade na criação
As plataformas de criação de convites virtuais são fáceis de usar e têm uma interface bastante intuitiva. É possível começar sua criação do zero ou utilizar um modelo dinâmico pré-definido de maneira rápida e fácil.
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Destaque
Com a produção de conteúdo cada vez mais saturada, um convite genérico pode até passar despercebido. Por isso, o dinamismo, a criatividade e personalidade de um convite virtual seguramente cumprirão o papel de impressionar e chamar a atenção dos seus convidados.
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Economia e sustentabilidade
Os convites virtuais podem ser enviados por meio de link, com uma mensagem personalizada para cada um dos convidados. Além disso, podem ser enviados pelas redes sociais e e-mails, o que o torna ainda mais econômico e sustentável.
Portanto, o convite online é totalmente sustentável, já que dispensa a impressão em papel. Com isso, você ou a sua empresa reduzem cada vez mais o consumo de papel e outros materiais que seriam descartados.
Então, preparado para organizar um evento de sucesso? Lembre-se de que a originalidade é sempre algo que chama a atenção, mas precisa ter todos os aspectos do evento pensado em bem receber os convidados.