Como organizar um evento de sucesso?

Organizar um evento de sucesso é sempre um desafio, já que envolve diferentes variáveis. Mas, seguindo as etapas certas e o comprometimento, tudo dará certo. Veja como começar essa jornada!

O planejamento de eventos é parte fundamental para que o organizador tenha sucesso em todas as etapas. Por meio dele é possível reduzir possíveis problemas e otimizar todos os processos.

Definir local, data, tema ou ambiente é um desafio, afinal, são muitas as variáveis envolvidas durante todo o processo. Sem a devida organização e comprometimento, inclusive da equipe e fornecedores, o evento pode ser um fracasso.

Então, como organizar um evento de sucesso? Acompanhe as dicas!

1. Atente-se às etapas do planejamento

O aspecto mais relevante quando se busca realizar um evento de sucesso é o planejamento. Conceber ideias, organizá-las e colocá-las em prática deve ser um processo estruturado e ordenado.

Desta maneira, aumenta-se a eficiência e produtividade das ações, evita-se retrabalho, inconvenientes e gastos inesperados. Não importa se é um almoço para um pequeno grupo de pessoas ou uma grande festa de casamento. Colocar tudo no papel é sempre uma boa ideia.

2. Seja um gestor de eventos

O papel de um gestor de eventos é muito importante para garantir o sucesso do evento e você, como organizador, precisa assumi-lo. Portanto, estruture fornecedores, contatos, ações e atividades definindo responsáveis e cronogramas.

Uma boa dica é pedir orçamentos em, ao menos, três lugares diferentes. Compare-os colocando itens e valores apresentados por cada um em uma tabela e avalie o que melhor se adéqua a sua proposta e perfil.

3. Escolha a data e local do evento de forma estratégica

Para garantir um evento de sucesso, siga alguns critérios que serão decisivos na escolha da melhor data e local. Tenha em mente que o dia do evento vai além da participação dos convidados, já que envolve também os fornecedores, clima, entre outros aspectos.

Atente-se às datas de outros eventos ou datas comemorativas para não precisar disputar convidados. Além disso, o local precisa acolher bem as pessoas que vão frequentar, sendo necessário ter algumas conveniências como facilidade de acesso e estacionamento, por exemplo.

Outra questão importante é deixar datas e características dos produtos ou serviços acordados em detalhes com os fornecedores, se possível, por escrito. Isso reduz consideravelmente a chance de um mal-entendido ou de problemas para resolver em cima da hora.

4. Tenha visão geral do todo

Diferente do que muitos pensam, um evento de sucesso não está tão ligado aos recursos financeiros que ele dispõe. O que faz dele algo positivo e de valor é proporcionar um ambiente em que os convidados se sintam acolhidos, bem-vindos e em que absorvam vivências especiais e marcantes.

Por isso, o cuidado com o planejamento é tão importante – ambiente, decoração, alimentos, bebidas, música e entretenimento definidos e delineados com atenção, zelo e antecedência levam os convidados a uma imersão dos sentidos em uma experiência única. E ela começa com o convite.

5. Aposte em um convite original

O convite de um evento é a primeira impressão, o primeiro contato do convidado com a experiência que ele está prestes a vivenciar. É neste fato que reside sua importância, ele é a porta de entrada, já se trata do início do evento em si.

Através dele, os convidados começam a sentir o ambiente e formular ideias sobre as características da festa. E isso pode tanto instigá-los e animá-los quanto deixá-los sem vontade de seguir vivendo a experiência para a qual foram convidados.

Neste contexto, assim como os outros componentes da festa, o convite também deve contar com planejamento, tempo de execução adequado, dedicação e criatividade. Ele deve seguir o mesmo padrão, linha e afinco do evento em si.

Mensagens de texto e os tradicionais convites impressos são opções bastante difundidas. Mas hoje, a tecnologia permite muito mais, como criar um convite animado e personalizado.

A originalidade e personalização certamente ocupam posições importantes no ranking de aspectos que cativam quem recebe um convite. Além disso, evitar a impessoalidade e demonstrar a importância da presença de cada um de seus convidados são aspectos a se considerar.

Uma escolha atrativa é o convite virtual, que oferece vantagens, como:

• Originalidade e customização

Ferramentas online, como o Invitation Maker do InVideo, permitem criar convites únicos com elementos próprios ou de um banco de mídia bastante variado. Assim, é possível incluir áudios, fotos, vídeos, montagens, entre outros, tornando seu arquivo totalmente customizado.

• Variedade de temas

É possível, tanto criar algo sofisticado e formal, quanto um convite divertido e engraçado, definindo o tom e criando entusiasmo para a festa.

• Facilidade na criação

As plataformas de criação de convites virtuais são fáceis de usar e têm uma interface bastante intuitiva. É possível começar sua criação do zero ou utilizar um modelo dinâmico pré-definido de maneira rápida e fácil.

• Destaque

Com a produção de conteúdo cada vez mais saturada, um convite genérico pode até passar despercebido. Por isso, o dinamismo, a criatividade e personalidade de um convite virtual seguramente cumprirão o papel de impressionar e chamar a atenção dos seus convidados.

• Economia e sustentabilidade

Os convites virtuais podem ser enviados por meio de link, com uma mensagem personalizada para cada um dos convidados. Além disso, podem ser enviados pelas redes sociais e e-mails, o que o torna ainda mais econômico e sustentável.

Portanto, o convite online é totalmente sustentável, já que dispensa a impressão em papel. Com isso, você ou a sua empresa reduzem cada vez mais o consumo de papel e outros materiais que seriam descartados.

Então, preparado para organizar um evento de sucesso? Lembre-se de que a originalidade é sempre algo que chama a atenção, mas precisa ter todos os aspectos do evento pensado em bem receber os convidados.